Gestão de documentos – otimizando a administração de seu consultório

 A gestão de documentos é um conceito que, como vários outros, tem se modificado na era digital. No setor médico, há diversas inovações e ferramentas que podem ser aplicadas para acompanhar essa evolução. Leia nosso artigo para saber mais.

A gestão de documentos é uma tarefa indispensável em qualquer setor. Esse procedimento está inteiramente ligado a conceitos como organização, planejamento e transparência.

No campo da Medicina, essa atividade é ainda mais importante. 

Lidar com vidas, com informações sigilosas e, algumas vezes, com elevados pagamentos é um desafio diário.

Conforme tem ocorrido em escala mundial, a gestão documental também tem se modernizado diariamente. 

O advento da internet está modificando a maneira como encaramos sua realização.

Atualmente, muito se fala em “eliminar de vez o papel”. Entretanto, há uma série de fatores que devem ser observados antes que se possa dar esse passo com confiança.

Preparamos, neste artigo, uma série de dicas para você entender melhor as novas tendências aplicáveis à gestão de documentos e para que saiba como aplicá-la em seu consultório. Confira!

Gestão de documentos – o que é?

A gestão de documentos nada mais é do que a organização de todas as informações referentes às atividades de uma clínica ou de um hospital. 

Tradicionalmente, toda a documentação é compilada em prontuários e em arquivos armazenados fisicamente.

Contudo, o desenvolvimento e a popularização do digital estão revolucionando a maneira de realizar esse controle.

Por meio de softwares e de demais ferramentas, é possível obter dados mais precisos – lembrando que tudo é realizado online, sem ocupar espaço.

Gestão de documentos – a importância da modernização

Em todos os setores, a gestão de documentos é um grande desafio. Isso porque não é uma tarefa fácil manter quantidades enormes de arquivos em ordem e em dia.

No âmbito hospitalar, essa atividade se torna ainda mais crítica. 

O principal motivo é o fato de haver rigorosas regras para armazenagem e para manutenção de sigilo referentes a prontuários médicos e a demais documentos associados.

A principal exigência é a de que haja guarda de, no mínimo, 20 anos para alguns tipos de documentos. É o caso de prontuários e de documentação trabalhista. 

O alto volume de informações armazenadas em estabelecimentos de saúde dificultava o cumprimento dessa obrigatoriedade.

Desde então, verifica-se a importância da criação de soluções digitais para resolver esse problema.

Portanto, com a Lei 13.787/18, a digitalização de prontuários médicos foi regulamentada. 

Essa legislação ocasionou uma completa modificação na maneira como a gestão de documentos era feita, atendendo às necessidades observadas ao longo do tempo.

Gestão de documentos – benefícios para sua clínica

Além de dispensar a necessidade de espaços físicos para arquivo, a gestão de documentos pelas vias eletrônicas traz uma série de vantagens para os consultórios.

Como exemplo, citamos:

• Confiabilidade;
• Exatidão de dados;
• Acesso simples e rápido a informações;
• Maior confidencialidade;
• Aprimoramento de processos financeiros e contábeis;
• Redução de custos;
• Sustentabilidade.

Contreal: parceira para o seu desenvolvimento

Conforme vimos neste artigo, a gestão de documentos é uma atividade essencial na administração hospitalar. Diversas mudanças ocorreram, de forma a adaptá-la ao mundo digital.

Obviamente, todas as adequações terão um custo. É preciso adquirir softwares modernos, capazes de gerenciar um enorme fluxo de informações em curto espaço de tempo.

Para elaborar um planejamento eficiente para a implantação dessas modificações, é essencial contar com o apoio de um bom escritório de contabilidade. 

Estar ao lado de profissionais experientes no ramo é crucial para manter a saúde financeira do seu consultório.

E nós, da Contreal, podemos ajudar você a ter uma gestão mais eficiente não apenas dos seus documentos, mas de toda sua empresa. Clique aqui e entenda como.

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